如何既防控新冠疫情又恢复正常工作？ 看芬兰《工时法》是怎样鼓励支持“远程办公”和“在家办公”的
近日，上海市人民政府发布《致全市各企业书》，指出“当前本市疫情防控正处于关键时期，随着返程高峰到来和企业复工在即，全市疫情防控形势依然复杂严峻。鼓励企业结合各自实际采取弹性工时、远程办公、居家办公等措施。”很巧合的是，从今年1月1日起，芬兰新的《工时法》（Working Hours Act）开始生效，它也非常鼓励支持“远程办公”、“在家办公”等灵活办公方式的，来响应当今社会的新需求。
在这项更新的法案中，“工作时间自治”的概念是新的，这意味着员工有权独立决定其每日和每周的工作时间，而这种权力主要体现在以下三个方面：
首先是“远程工作” ，与旧的《工时法》不同，新法对于工作地点持相对中立的态度。由于当前的许多行业不再需要局限于某个特定的地点或时间进行工作，而且考虑到这种情况将随着高科技的发展日趋普遍，新法案便提出了远程工作模式。
其次是“灵活的工作时间” ，该法引入了灵活工作时间的新概念。雇主和雇员可以就弹性工作时间达成一致，且雇员可以独立决定如何分配其50%的工作时间及工作地点。灵活的工作时间非常适合于一些诸如咨询、设计、媒体、编辑的工作，在这些工作中，用一定的时间完成特定目标往往比“朝九晚五坐在办公室里”更重要。
最后是“法定工时银行” ，“工时银行”是指员工可以把在休息日和节假日的加班时间存入工时银行，并在自己需要的时候“提取工时”外出旅行或做其它私人用途。
新法案还规定了加班的计算，公司必须确定员工是否累积了需要补偿的加班时间。例如，使用“弹性时间系统”（Flexitime）来区分员工的弹性工作时间和加班工作时间。加班将不再受年度最高限额的限制，这是新法案所引入的另一项重要变化。
芬兰就业与经济部高级公务员兼顾问塔尔娅·克鲁格（Tarja Kröger）说：“这是为了适应现代世界，WiFi和基于云技术的广泛使用，使人们有可能在许多行业中以与办公室相同的方式进行远程工作，而当他们的工作时间适应不同家庭需求时，人们就会变得更有生产力。新法案仍要求雇员平均每周工作40小时，但这可能包括多种不同的安排，例如在您的夏日小屋或您喜欢的咖啡店中工作，以便管理儿童或提高创造力。”同时她认为，一些年轻的雇员可能会要求在固定的时间内工作更长小时，以存入“工时银行”进行未来的长途旅行。新法案要求员工及其雇主事先讨论他们的期望，并在劳动合同中进行约定。
下图：芬兰就业与经济部高级公务员兼顾问塔尔娅·克鲁格（Tarja Kröger）
新法案生效后，厌倦了芬兰首都赫尔辛基漫长而黑暗的冬天的某IT公司高级经理哈尔嫩（Härkönen）便向他的雇主提出是否可以在西班牙的家里进行六个月的远程工作，这是因为哈尔嫩认为西班牙的天气更有助于提高他的工作效率，同时“在家工作”还能使他与家人在一起的时间最大化。
哈尔嫩是公司的第一位提供这种远程和灵活工作方式的员工，但他的雇主对此持非常开放的态度，整个IT公司拥有大约200名员工，早在15年前就开始在各地开设小型区域办事处，以响应员工缩短赫尔辛基通勤时间的呼吁。IT公司一直积极鼓励员工采纳远程方式完成一些任务，并认为这是提高效率和创造力的重要方式。
实际上，对全球各种远程工作和灵活工作安排的研究表明，与标准的固定工作时间相比，前者反而使得人们更倾向于增加工作时间。许多芬兰人都认为，远程工作能够成功的一个关键原因是“沟通和信任”，这将对管理人员提出新的要求，以确保员工能够完成所需的任务并与公司建立联系。同时，在芬兰和北欧其他地方，公司架构往往相对扁平，没有复杂的等级制，以实用为主，这些因素也使得远程办公成为可能。而欧洲晴雨表（Eurobarometer）最近的一项研究发现芬兰人对同胞的信任程度高于欧洲其他任何地方。
最后，让我们看一下斯坦福大学的尼古拉斯·布鲁姆（Nicholas Bloom）与詹姆斯·梁（James Liang）及其团队在为期两年的对中国最大的旅行社——携程旅行，“在家工作的生产力研究”的发现和建议。
“我们报告了携程旅行网的实验结果，携程旅行网是一家拥有1.6万员工，在纳斯达克上市的中国人旅行社。自愿参加WFH的呼叫中心员工被随机分配在家中或办公室工作9个月。在家工作使效率提高了13％，其中9％是由于每天工作更多的时间（更少的休息时间和病假），而4％是由于每分钟更多的呼叫（归因于更安静，更方便的工作环境）。家庭员工还报告说工作满意度得到改善，公司减员率减半。由于实验的成功，携程将WFH的选择权推广到整个公司，并允许实验员工在家庭和办公室之间进行重新选择。有趣的是，其中超过一半的人转换为在家办公，导致WFH的收益几乎翻了一番，达到22％。”
当然，研究团队也认为，领导者必须提供一些新的措施来确保其远程团队尽可能有效。以下是四种帮助远程团队成功运行的方法：
1. 更加充分地说明问题
通过让远程员工参与公司要解决的全部业务问题，使其充分了解全局时，便会创建最佳解决方案。为此，领导者应概述关键细节，比如分享目前已经采用的解决方案以及迄今为止遇到的障碍等。
2. 为大任务设定小目标
通过设定较小的目标（不超过两天即可实现），领导者将可以查看远程员工达到的每个小里程碑的进度。这也使领导者可以在整个过程中尽快发现潜在问题，避免无效劳动而浪费时间。
3. 使用清晰的通讯
“沟通”是远程工作关系中成功的关键。与远程员工进行沟通时，最好的方法是使用多个沟通渠道，如视频聊天，电子邮件，电话等，所有这些都可以帮助打开和保持沟通渠道，从而建立成功的工作关系。比如将Slack用作快速提问的向导，闲聊5分钟通常可以得到大家需要的答案。而视频聊天或电话则适合于更长的讨论时间。
4. 雇用最优秀的人才
这一点是至关重要的。例如，图灵公司在招聘远程软件工程师时，会经过一系列的采访和测试以及背景调查，最后只有得分最高的1％的工程师被雇佣。通过预测问题，确定双向工作流程并始终关注远程工作者的需求，可以确保他们的生产力。
本文作者：上海产业转型发展研究院副院长
撰稿：严含
编辑：詹晓东
审核：夏雨
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